1. ターゲットリストの作成

新規顧客を効率的に獲得するためには、ターゲットとなる企業を明確に定義し、リスト化することが重要です。以下のステップで、精度の高いターゲットリストを作成しましょう。

ステップ 1: ターゲットの条件を設定

ターゲット企業の基本情報を基に、以下の基準で絞り込みます。

  • 業種
    自社サービスや商品が特に効果を発揮する業種を選定します。例: IT企業、製造業、小売業など。
  • 地域
    営業範囲やロジスティクスを考慮し、対象地域を絞ります。例: 東京都内、関西エリアなど。
  • 規模
    従業員数や売上規模などで分類します。例: 従業員数10～50名の中小企業。
  • 設立年数
    創業間もない企業や、一定の実績がある企業を選別します。例: 設立3年未満、10年以上の老舗企業など。

 

ステップ 2: 課題を抱えている企業を選ぶ

ターゲット企業が抱える具体的な課題を想定し、自社サービスで解決できる可能性がある企業を選びます。

  • 業界の一般的な課題
    業界全体で共通する課題（例: 人手不足、効率化ニーズ）。
  • ターゲット企業特有の課題
    企業規模や地域による独自の問題（例: 地方企業のPR不足、小規模企業のマーケティング課題）。

 

ステップ 3: 情報収集

企業情報を収集するために、以下の方法を活用します。

  • 企業リスト作成ツール
    • 帝国データバンクやLAPRASなどのデータベース。
  • 業界団体や協会の名簿
    業界ごとの企業名簿を確認します。
  • インターネット検索
    「地域名＋業種＋企業一覧」などのキーワードで調査。
  • SNSやウェブサイト
    特定企業の活動や課題感を確認。

 

ステップ 4: リストを整理

収集した情報をスプレッドシートなどに整理し、重要な情報を一目で確認できる形にします。

項目 例
企業名 株式会社〇〇
業種 製造業
所在地 東京都
従業員数 30名
設立年 2019年
主要課題 自社製品の販路拡大
連絡先 info@example.com
備考 ホームページ要チェック

 

ステップ 5: 定期的にリストを見直し

ターゲットリストは時間とともに変化するため、定期的な更新が必要です。新たな企業を追加したり、連絡が途絶えた企業を除外することで、リストの精度を維持します。

このプロセスを丁寧に進めることで、効率的な営業活動が可能になります。

 

2. 手紙の内容を魅力的に作成

手紙営業では、短い文章の中でいかに相手の興味を引き、自社の価値を伝えるかが重要です。相手視点を意識した内容作成のポイントを解説します。

 

2.1相手視点を意識

相手が読んだ瞬間に「自分に関係がある」と感じてもらうことが大切です。

  • 具体例1: 相手の取り組みに触れる
    • 「御社が取り組まれている〇〇の活動に深く共感いたしました。」
      → 事前に相手の事業やニュースを調査し、関心を引く内容を冒頭に記載。
  • 具体例2: 相手の課題感に共感する
    • 「近年、多くの企業様が直面されている□□の課題に、私たちも強い関心を抱いております。」
      → 業界特有の課題やニーズを明確にする。
  • 具体例3: 実績を絡めた関心づけ
    • 「これまで〇〇業界の□□様にもご採用いただき、大きな成果を挙げてまいりました。」
      → 他の企業との関係性を示すことで信頼を生む。

 

2.2自社の価値を簡潔に伝える

相手の課題に対して、自社サービスがどのように役立つかを明確に説明します。

  • 課題解決の提案型
    • 「私たちの〇〇サービスは、□□という課題に対して、短期間で△△%の成果を実現しています。」
      → 解決できる課題を数字や実績で伝える。
  • 未来志向の提案型
    • 「このサービスを通じて、貴社が〇〇の分野でさらなる成長を遂げるお手伝いをさせていただきたいと考えております。」
      → 相手の未来の成功をイメージさせる。

 

3. 手紙のデザインと形式

手紙営業では、内容だけでなく見た目や形式にも気を配ることで、より信頼感や親しみを持ってもらえます。以下のポイントを押さえたデザインと形式を採用しましょう。

 

3.1丁寧な手書きで温かみを伝える

  • 手書きでの執筆
    人の手で丁寧に執筆することでより深く想いを伝えることが可能です。
  • 簡潔かつ読みやすいレイアウト
    文量を適度に抑え、段落や改行を活用して、読みやすいレイアウトを心掛けます。

実際に丁寧に時間を掛けてじっくり書くことで読み手にもより想いが伝わったなどの株式会社ＮＴＴデータ経営研究所のデータもあります。詳しくは下記リンクをご覧ください。

https://www.nttdata-strategy.com/newsrelease/archives/170704/

3.2名刺や自己紹介シートを同封

  • 名刺を同封
    手紙だけでなく名刺を入れることで、送り主の信頼性を補強します。
  • 簡単な自己紹介シート
    自社やサービスについての簡単な説明をまとめたシートを同封します。

    • 内容例
      • 会社概要（設立年、所在地、実績など）
      • 提供サービスの概要（課題解決事例や数値実績）
      • 代表者や担当者の顔写真（親しみやすさを演出）
  • シートのデザイン
    シンプルで見やすいデザインを採用。ロゴやコーポレートカラーを使い統一感を持たせます。

 

3.3QRコードや短縮URLを活用

  • 詳細情報への誘導
    手紙に記載しきれない情報を補足するため、以下のリンクを用意します。

    • QRコード: 動画、インタビュー記事、専用ランディングページなど。
    • 短縮URL: 手紙内でリンクが目立ちすぎないよう、短縮したリンクを記載。
  • 具体例: QRコードの使い方
    • 動画リンク: 「QRコードを読み取ると、私たちのサービスや実績を動画でご覧いただけます」
    • ランディングページ: 「詳細はこちらからぜひご確認ください」

 

3.4手紙全体のデザイン例

  1. 封筒
    • シンプルで落ち着いた色合い（白またはベージュ）。
    • 手書きの宛名で、個別対応を演出。
  2. 便箋
    • 上質な紙を使用し、内容に合わせたデザイン。
    • 適度な余白を残し、読みやすさを重視。
  3. 同封物
    • 名刺（手書きの一言メッセージを添える）。
    • 自己紹介シート（イラストや図表を活用し、視覚的に分かりやすく）。
    • QRコード付きの案内用紙（アクセス先を明記）。

 

例文: QRコードと短縮URLの挿入

「私たちの取り組みや実績は、以下のQRコードまたはリンクからぜひご覧ください。
QRコード: [貼り付け]
短縮URL: https://www.todokeru-reapos.com/

動画や詳細な資料を用意しておりますので、ぜひご確認ください。」

 

手紙のデザインと形式は「相手が手紙を開封してから、行動に移すまでの流れ」をスムーズにするための重要な要素です。視覚的な工夫を加え、手紙の魅力を最大化しましょう。

 

4. 手紙とウェブの連携

手紙を受け取った相手が興味を持ち、その後の行動につなげるために、ウェブ上の情報やコンテンツを効果的に活用することが重要です。以下に、具体的な方法とポイントを説明します。

 

4.1動画や特設ページで詳細情報を提供

手紙で興味を引いたら、ウェブコンテンツでさらに具体的な情報を提供し、相手の行動を促します。

  • インタビュー動画
    • 内容
      • 自社の代表者や担当者が語るサービスの価値や背景を動画で伝える。
      • 顧客事例や成果を紹介する実例動画を用意する。
    • 形式
      • 2～3分程度の短い動画にまとめ、視聴しやすくする。
      • プロフェッショナルな編集で信頼感を高める。
  • 特設ランディングページ（LP）
    • 要素
      • 手紙の内容を補足する詳細な情報（サービス概要、導入事例）。
      • 読者が「次に何をすべきか」を明確にするCTA（お問い合わせフォーム、無料相談の予約ボタンなど）。
    • デザイン
      • 手紙のトーンに合わせたデザイン（ロゴやカラーで統一感を持たせる）。
      • 視覚的に分かりやすい図表やアイコンを活用。
  • アクセス誘導
    • 手紙内にQRコードを掲載し、簡単にアクセスできるようにする。
    • 短縮URLも記載し、QRコードを読み取れない場合にも対応。

 

4.2信頼感を高めるコンテンツ

手紙では伝えきれない信頼の裏付けとなる情報をウェブで補足します。

  • 顧客事例の紹介
    • 成功事例をストーリー形式で掲載し、課題解決のプロセスを具体的に説明。
    • 実際に成果を挙げた数値（売上増加率、時間削減など）を示す。
  • メディア掲載実績
    • 自社やサービスが取り上げられた新聞、雑誌、ウェブメディアの記事リンクを追加。
    • メディアロゴやサムネイル画像を利用して視覚的に信頼感を高める。
  • お客様の声（レビュー）
    • 既存の顧客からの推薦文や動画インタビューを掲載。
    • 名前や役職を明記して具体性を強調。
  • 受賞歴や認証マーク
    • 業界内での受賞歴やISO認証などの信頼を示す要素を強調。

 

4.3手紙とウェブをシームレスにつなぐポイント

  • 文中で誘導を自然に行う
    • 「詳細なご説明はこちらからご覧いただけます」といった誘導文を手紙に記載。
    • 読み手が次に行動を起こす明確な理由を提示。
  • スムーズな遷移を設計
    • QRコードをスマホに適したリンク先に接続。
    • LPや動画ページは読み込みが速く、直感的に操作しやすい設計を心掛ける。

 

ウェブ連携を活用することで、手紙のインパクトをさらに強化し、新規顧客との接点を増やすことができます。魅力的なコンテンツを準備し、相手が行動しやすい仕組みを作りましょう。

 

5. 成果を測定して改善

手紙営業の効果を最大化するには、成果を定量的に測定し、データに基づいて改善を繰り返すことが重要です。以下に、具体的な測定項目と改善方法を説明します。

 

5.1測定すべき成果指標（KPI）

  1. 開封率
    • 手紙が実際に読まれたかどうかを確認。
    • 測定方法: 開封確認が難しい場合、反応率を代理指標として使用。
      • 反応率＝手紙を受け取った人のうち、QRコードをスキャンしたり返信した割合。
  2. QRコードやURLのアクセス数
    • 手紙からウェブコンテンツへの誘導が成功しているかを測定。
    • 測定方法:
      • QRコードのスキャン回数（Google Analyticsや専用QRコード生成ツールを使用）。
      • 短縮URLのクリック数（BitlyやGoogle UTMパラメータで追跡）。
  3. アポイント取得率
    • 実際に商談やミーティングにつながった割合を追跡。
    • 測定方法:
      • 手紙を送った企業数に対するアポイント件数。
  4. 成約率
    • アポイントから契約や取引成立に至った割合を測定。

 

5.2成果が低い場合の改善方法

  1. 開封率が低い場合
    • 封筒のデザインを見直す
      • 高級感のある封筒を採用。
    • 冒頭の文面を改善
      • 相手企業の関心や課題に即した内容を明記。
    • ターゲットリストの精度向上
      • 相手企業のニーズに合致していない可能性を検証。
  2. QRコードやURLのアクセス数が低い場合
    • 誘導文を工夫
      • 「QRコードをスキャンして特典をご覧ください」といった行動を促す表現を強化。
    • デザインを改善
      • QRコードやURLが目立つように配置し、シンプルな説明文を添える。
    • ウェブコンテンツの魅力を強化
      • 動画や特設ページが十分に魅力的か再確認。
  3. アポイント取得率が低い場合
    • フォローアップの強化
      • 手紙送付後1週間以内に電話やメールで確認。
    • 提案内容を見直す
      • 相手にとってのメリットや具体的な成果を強調する。
  4. 成約率が低い場合
    • 商談内容を改善
      • 商談時に相手のニーズに寄り添った提案を徹底。
    • 事例紹介を強化
      • 類似企業の成功事例や実績を紹介し、信頼感を高める。

 

5.3成果の可視化と分析

  • データ管理
    • スプレッドシートやCRMツールを活用し、送付数、開封率、アクセス数、アポイント件数などを一元管理。
  • データの可視化
    • グラフやダッシュボードで成果を視覚化し、問題点を特定。

 

5.4定期的な改善サイクル（PDCA）

  1. 計画（Plan）
    • ターゲットリストや手紙内容、ウェブコンテンツの仮説を立てる。
  2. 実行（Do）
    • 手紙を送付し、QRコードやURLへの誘導を実施。
  3. 評価（Check）
    • KPIを基に成果を分析し、ボトルネックを特定。
  4. 改善（Act）
    • デザインや文面、フォローアップ方法を見直し、次回施策に反映。

 

例: 成果測定データの管理例

項目 送付数 開封率 QRアクセス数 アポイント数 成約数
1回目キャンペーン 100 35% 20 5 2
2回目キャンペーン 150 45% 40 10 4

このように定期的に成果を追跡し、改善サイクルを回すことで、手紙営業の効果を最大化できます。

 

最後に

このような作業をすべて自社で行うのは手間がかかる、またはリソースが不足しているとお感じの方は、ぜひ株式会社Todokeruまでお気軽にお問い合わせください！