ビジネスで手紙を活用するプロ「トドケルの雲雀」です。本日のトピックはこちら！

・ビジネスで手紙を活用する重要性
・成功する手紙の要素
・実際の手紙の書き方

などをメインに今回はご紹介させていただきます。弊社では「手紙営業って一体何？」「CXOレターってどういったもの？」「新規顧客開拓の営業方法で役立つ手法とは？」などそんな疑問を抱える方に対し、数千通の手紙実績を持つノウハウを発信しています。ぜひ最後までご覧ください。

手紙の重要性

ビジネスシーンでは、メールやチャットツールが主流となりますが、直接的な心情を伝えることの出来る「手紙」は独自の価値を持っています。特に、営業の場面では、手紙の使用が他のコミュニケーションツールにはない予期外性や信頼性を伝える手段として活用されています。

【営業】ビジネスで成功する手紙のゴールとは？

成功する手紙の要素

1. 目的の達成
手紙を送る目的が明確で、その目標に到達することが成功の第一条件です。目的は、新規の取引先開拓、商談の設定、製品やサービスへの関心を喚起するなど、手紙の内容によって異なります。

2. 相手の行動を促す
成功する手紙とは、相手に具体的な行動を促すことができる手紙です。たとえば、問い合わせ、資料請求、会議設定など、次のステップへの誘導が明確であり、受け取った相手が行動に移したくなる構成である必要があります。

3. 信頼感と好印象の構築
手紙を通じて、送信者や会社に対する信頼感や好印象を与えることができると、その後のやり取りがスムーズになります。特に手書きや丁寧な表現を用いることで、人間味が伝わり、印象が強く残ります。

4. 相手の利益を明確に伝える
成功する手紙は、相手に「この提案が自分たちにとってメリットがある」と感じてもらうことが重要です。商品やサービスのベネフィットや事例を具体的に示すことで、相手に価値を理解してもらいます。

5. 迅速でスムーズなレスポンスを可能にする
手紙には連絡先や行動を促す仕掛け（QRコード、URL、電話番号など）を明記し、相手が即座に反応できるようにすることで、コミュニケーションのハードルを下げます。

 

ビジネスシーンで経営層への営業手紙の書き方

経営層への営業手紙を書く際は、限られた時間で影響力を与えることが重要です。相手のニーズや価値観を意識し、シンプルで説得力のある内容に仕上げることが成功の鍵となります。以下は、経営層向けの営業手紙の書き方のポイントと構成例です。

経営層向け手紙のポイント

・要点を簡潔にまとめる
長い手紙は避け、相手の関心を引く情報に集中します。重要なポイントを最初に伝えましょう。
・相手に利益がある内容を明示する
提案が相手の事業目標や課題解決にどう貢献するかを具体的に説明します。
・信頼感を伝える
実績やデータ、第三者からの評価など、信頼性を補強する情報を盛り込みます。
・次のアクションを明確に示す
「問い合わせ」や「面談設定」など、相手に期待する行動を具体的に伝えます。
・手紙のデザインと質にも配慮する
高品質の紙や整ったレイアウトを用い、手紙そのものの印象を高めます。

構成例

1. 前文（挨拶と自己紹介）
・経営層の時間を配慮した簡潔な挨拶を入れます。
・自社や担当者の立場、手紙の目的を簡潔に説明します。

例文：突然のお手紙にて失礼いたします。私は株式会社○○の営業担当、□□と申します。
日頃より貴社のご活躍を拝見し、大変感銘を受けております。このたび、貴社の〇〇領域でお役立ていただけるご提案があり、ご連絡差し上げました。

2. 主文（手紙の目的と提案の概要）
・提案の背景や相手にとってのメリットを簡潔に説明します。
・必要に応じて実績や具体例を挙げます。

例文：弊社は、業界特化型の〇〇サービスを提供しており、これまでに〇〇企業様のコスト削減や効率化を実現してまいりました。特に、〇〇の分野においては△△％の成果を達成した実績がございます。このサービスは貴社の〇〇課題に対して、次のようなメリットを提供いたします。

3. 理由や詳細（提案の具体的な根拠）
・提案が信頼できる理由をデータや事例をもとに述べます。

例えば、○○株式会社様では、弊社サービス導入後3か月で業務効率が20%向上し、コスト削減に成功しております。貴社におかれましても、同様の成果が期待できると考えております。

4. 終文（感謝と次のステップへの誘導）
・感謝の意を伝え、具体的なアクションを促します。

このたびのご提案が貴社の発展に少しでもお役立ていただけると幸いです。ぜひ一度、お時間を頂戴し、詳しいご説明をさせていただければと存じます。ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

例文：経営層向け営業手紙

お手紙をお読みいただき誠にありがとうございます。 株式会社Todokeru 代表取締役の雲雀涼太と申します。この度は、手紙×Webメディア×動画を組み合わせた  PRサービス「リアポス」について、ご提案させていただきたくお手紙をお送りしました。

今、〇〇様にお読みいただいている。この点がリアポスの一番の強みです。リアポスはPRをしたい方へ100%に近い確率で認知が見込めます。圧倒的な質に拘った１通の手紙をPRしたい方の手元に直接届け、手紙では伝えきれない内容を同封のPR資料から、メディアや動画と連動させ認知から営業、集客、企業イメージに繋げるサービスです。

リアポスの３つの効果：
1. 商談率・契約率の営業効果
テレアポ、メール営業やWeb広告などでは難しい、伝えたい方へ１００％に近いリーチを実現。手紙のアポイント率は最大30％。さらにメディア、動画を閲覧いただいた方との商談では65%以上の成約率に繋がった実績があります。

2. アナログ×デジタルの集客効果
対一に特化したPR手紙に加えて、月間閲覧数5,000回以上のリアポスメディアや動画と並行した集客効果が見込めます。また、外部リンクによってSEO対策としても効果が見込めます。

3.  サービス＋人間性が伝わる競合との差別化
PR手紙、メディアではサービス、人間性を伝え、動画で想いを語っていただくことで読み手の感情を動かし、貴社の競合とは異なるアプローチで差別化に繋げます。

以上３点がリアポスの特徴になります。

手元に残るアナログの手紙と、Web上で残るデジタルのメディア、動画によって短期的、長期的な反響が期待できます。実際に「時価総額Top20以内の上場企業の社長様との商談機会の創出」「手紙を捨てずに保管いただくことで半年後に商談機会の創出」など多数の実績がございます。

私は、リアポスの手紙は日本一の自信があります。手紙を通じて貴社サービスへの想い、そして魅力をぜひ伝え広めるお手伝いをさせてください。最後までお読みいただきありがとうございました。

株式会社Todokeru  
代表取締役　雲雀涼太  

重要な注意点

・敬語を正確に使う
経営層には特に敬意を込めた表現が求められます。
・フォーマルな体裁を整える
文面の整合性や誤字脱字を徹底的に確認しましょう。
・相手企業の理解を深める
相手の課題やニーズに応じた内容を盛り込むことで、手紙が「特別なもの」と感じられます。

 

まとめ：アナログだからこそ響く、新しい営業手法

手紙はデジタルが主流の時代において、差別化を図る強力なツールです。インサイドセールスとの組み合わせにより、顧客との関係性を深め、商談率や成約率の向上を実現します。ぜひ、デジタルとアナログを融合させた新しい営業手法を取り入れてみてください。