ビジネスレターの書き方とは？ビジネスにおける手紙営業のマナー

「ビジネスレターとは？」「営業の際のビジネスレターの書き方は？」「ビジネスで手紙をどうやって活用するの？」

ITやAIなど技術の進化によって現在「便利・速さ」ばかりが重要視されている世の中です。しかし、手紙のように古くから続く伝統的なものが廃れていくことに危機感を感じています。確かに、誰かとメッセージのやりとりをする際に電話やメールで可能ですが、だからこそ「１通の手紙に想い」を込めることの大切さを本通で学んでいただけると幸いです。

ビジネスレターを出す前に知っておきたいこと

ビジネスレターとは、ビジネスにおいて公式なコミュニケーションを行うための手紙や文書のことを指します。これには、商品やサービスの紹介、契約や取引に関する提案、取引先への感謝や挨拶など、さまざまな目的で使用される文書が含まれます。

ビジネスレターの封筒の書き方

ビジネスシーンでの封筒の書き方について、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 宛名の書き方

住所: 郵便番号枠の右端に揃え、上から一文字下げた位置から書き始めます。
・番地などの数字は漢数字で記載し、ビル名や階数も省略せずに書きましょう。

会社名・部署名: 住所の下に一文字下げて書くか、行を変えて記載します。

役職名・氏名:役職名が４文字以内の場合は氏名の上に、５文字以上の場合は氏名の右側に小さめの文字で書きます。
敬称の付け方にも注意が必要です。

誤: 営業部○○○○課長様
正: 営業部課長○○○○様 または 営業部○○○○課長

2. 裏書きの書き方

差出人情報: 自分の住所、会社名、部署名、氏名を封筒の中央に書きます。

３.封かん日の記載

封かん日を入れる場合は、封筒の左側に書きます。
便箋の後付けに日付を入れるとともに、封筒にも封かん日を書いた方がより丁寧です。

これらのポイントを守ることで、ビジネスシーンにふさわしい封筒の書き方ができます。

手紙：折り方と入れ方

手紙の折り方と入れ方は、封筒の種類に応じて変わります。基本的には、三つ折り和封筒、三つ折り洋封筒、二つ折り洋封筒の3つのパターンとなります。三つ折り和封筒の場合三つ折り和封筒は、手紙の下側の三分の一を上に折り、上側の三分の一を折り下げて三つ折りにします。

封筒の差出人側から見て、手紙の書き出しが右上になるように入れましょう。三つ折り洋封筒の場合三つ折り洋封筒の場合、手紙の折り方は三つ折り和封筒と同じです。封筒に入れる際には、封筒の宛名側から見て、手紙の書き出しが右下になるようにします。二つ折り洋封筒の場合二つ折り洋封筒の場合は、手紙を二つに折り、山折りになっているほうを下に、封筒の宛名側に折り上げた側が来るように封筒に入れましょう。

ビジネスレターの文章の書き方

ここからは、ビジネスレターのメインとなる、文章の書き方のポイントを見ていきましょう。
ビジネスレターを書く際は、基本的には目上の相手への手紙や改まった内容のため、フォーマルな印象を与える縦書きが適しているとされています。横書きはカジュアルな印象となるため、身近な人や友人への手紙に適している書き方です。しかし、英語や数字が多くなる場合は、横書きでも問題ありません。文面の内容に応じて、使い分けましょう。

ビジネスレターの構成

ビジネスレターの文章構成について、以下のように説明します。

 1. 頭語（とうご）

手紙の冒頭に用いる挨拶の言葉で、相手への敬意を表します。一般的なビジネスレターでは「拝啓」がよく使われます。より丁寧な表現として「謹啓」もあります。

2. 時候の挨拶と相手の安否を気遣う言葉

頭語の後に続けて、季節に応じた挨拶や相手の健康を気遣う言葉を入れます。これは相手への配慮を示すとともに、手紙の導入部分として自然な流れを作ります。例えば、春であれば「陽春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」などと記載します。

 3. 本文（用件）

時候の挨拶の後に、手紙の主旨となる内容を簡潔かつ明確に伝えます。用件は一つの手紙に一つとし、複数の用件がある場合は別々の手紙に分けることが望ましいです。これにより、相手にとって内容が理解しやすくなります。

 4. 結びの挨拶

本文の最後に、今後の関係を願う言葉や相手の発展を祈る言葉を添えます。例えば、「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」などと記載します。これにより、手紙全体が丁寧で礼儀正しい印象となります。

5. 結語（けつご）

手紙の締めとして、頭語と対応する結語を記載します。例えば、頭語で「拝啓」を使用した場合、結語は「敬具」となります。頭語と結語の組み合わせは一定のルールがあるため、適切なものを選ぶことが重要です。

6. 日付、署名

手紙の最後に、作成日と差出人の氏名、会社名、部署名などを記載します。これにより、手紙の正式性と信頼性が高まります。

以上が、ビジネスレターの基本的な文章構成です。これらの要素を適切に組み合わせることで、相手に対して礼儀正しく、明確なメッセージを伝えることができます。

 

ビジネスレターの注意点

ビジネスレターを作成する際には、以下の点に注意することが重要です。

形式の遵守: ビジネスレターには定型的な構成があります。適切な頭語と結語の組み合わせを使用し、時候の挨拶や結びの挨拶を適切に配置しましょう。

誤字脱字の防止: 誤字や脱字は信頼性を損ないます。特に相手の名前や会社名などの固有名詞は慎重に確認し、誤りがないようにしましょう。

敬語の適切な使用: 尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使い分けることが重要です。誤った敬語の使用は相手に不快感を与える可能性があります。

簡潔で明確な表現: 冗長な表現を避け、要点を明確に伝えるよう心がけましょう。一文は60字程度にまとめ、読みやすさを意識します。

専門用語の適度な使用: 専門用語や業界用語は、相手が理解できる場合にのみ使用し、必要に応じて説明を加えましょう。相手の立場を考慮した表現が求められます。

適切な送付時期: お礼状やお詫び状は、できるだけ早く、遅くとも3日以内に送付することが望ましいです。季節の挨拶状も適切な時期に送るよう心がけましょう。

修正の際の配慮: 手書きの場合、誤字があった際には修正液などを使わず、新しい用紙に書き直すことがマナーとされています。

これらの注意点を守ることで、相手に対して礼儀正しく、信頼性の高いビジネスレターを作成することができます。

ビジネスレターの正しいマナーを身に付けよう

ビジネスレターには決められたルールが多く、難しく感じてしまう方もいるかもしれません。しかし、基本を押さえておけば、いざというときにも安心です。自分なりの一言を加えたり工夫をしたりできるようになると、より良い印象を与えられるでしょう。
ビジネスレターのマナーを身に付け、気持ちの良い手紙のやりとりができるようにしましょう。